Como archivar correos en outlook

Cómo ejecutar el autoarchivo en outlook

Muchos clientes de correo electrónico pueden archivar correos electrónicos antiguos, y Microsoft Outlook no es una excepción.  Archivar un correo electrónico lo traslada de la bandeja de entrada a una carpeta designada creada por el cliente de correo electrónico, donde es fácilmente accesible pero no está a la vista. Esta función te ayuda a guardar los mensajes que puedas necesitar sin tener que elegir entre tirarlos a la basura o tener la bandeja de entrada atascada.  El proceso de archivar un correo electrónico en Outlook sólo requiere un par de clics. Dado que el objetivo de archivar es mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada a la carpeta de archivo, tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de Outlook y tener la bandeja de entrada abierta. Actualmente no puedes archivar los correos electrónicos de otras carpetas, como la de borradores o la de enviados.  Si quieres limpiar tu bandeja de entrada, aquí tienes cómo archivar un correo electrónico en Outlook en cuatro sencillos pasos.

Chrissy Montelli es una escritora y creadora de contenidos originaria de Long Island, Nueva York. Es autora de dos libros de poesía, Heart Float (Bottlecap Press) y Going to Ithaca (Ghost City Press), así como de varias publicaciones en línea.

Buzón de archivo de Outlook 365

Alguna vez has abierto tu aplicación de Outlook y has pensado: “Vaya, ¿cómo he recibido hoy 1.000 correos electrónicos?” o “¿En qué me he equivocado para tener tanto desorden en mi buzón?”. No eres el único. Un buzón lleno y el desorden son una molestia para los empleados, independientemente del sector o la organización. Aquí tienes algunos consejos para organizarte y evitar montañas de correos sin leer y aumentar tu productividad en el proceso.

¿Recibes alertas que te avisan de que tu buzón se está llenando pero no sabes cuánto? Averiguar exactamente cuánto espacio te queda puede ser ciertamente un poco confuso. Para averiguarlo, tendrás que ir a la vista del buzón de correo > Carpeta > Propiedades de la carpeta > Tamaño de la carpeta.

Desgraciadamente, sólo aparecerá en kilobytes, así que para calcular los megabytes tendrás que mover el decimal tres puntos. En el ejemplo anterior parece que este usuario tiene la friolera de 1376,6 MB de datos. Vaya.

Una vez que sepas que tu buzón está al límite de su capacidad, probablemente sea el momento de empezar a limpiarlo. Por suerte, Microsoft ofrece una herramienta de limpieza del buzón en Outlook que facilita la reducción de la cantidad de correo electrónico que has acumulado. Puedes encontrarla navegando hasta Archivo > Herramientas > Limpieza del buzón.

Configuración del archivo de Outlook

El correo electrónico puede llenar rápidamente la bandeja de entrada de Outlook: mensajes nuevos, respuestas y reenvíos. Antes de que te des cuenta, podrías tener miles de mensajes. Mantén tu bandeja de entrada de Outlook y sus carpetas bajo control moviendo los elementos más antiguos que quieras conservar a un archivo. Utiliza AutoArchivo para hacerlo automáticamente.

La primera vez que se ejecuta Outlook, Autoarchivo está activado por defecto y se ejecuta cada 14 días. Puede cambiar la frecuencia con la que se ejecuta Autoarchivo, especificar el archivo de datos de Outlook (.pst) que se utiliza para almacenar los elementos archivados y elegir cuándo se archivan los elementos de las carpetas de Outlook.

Buzón de correo lleno en outlook

Puede archivar uno o varios mensajes seleccionados haciendo clic en la tecla de retroceso. Si hace clic en la tecla Suprimir, los mensajes van a la carpeta Elementos eliminados. No se puede cambiar el comportamiento de la tecla Retroceso.

Nota: Si tiene un mensaje abierto en su propia ventana en lugar del panel de lectura, la tecla de retroceso no archivará el mensaje. Tiene que cerrar el mensaje y verlo en el panel de lectura para que la tecla de retroceso archive el mensaje. Cuando el mensaje está abierto en una nueva ventana, la única forma de archivar el mensaje es utilizando el botón Archivar de la cinta.

Te recomendamos que utilices la función de Archivo para mantener tu bandeja de entrada libre de mensajes que ya has contestado o sobre los que has actuado. Piensa en el Archivo como en una carpeta de archivos. Puedes almacenar elementos en la carpeta de Archivo y seguir accediendo a ellos fácilmente.  También puedes eliminar mensajes o moverlos a carpetas específicas, si eso es más tu estilo.

Para los usuarios que tienen buzones de correo grandes en una organización de Office 365 Enterprise, recomendamos que los administradores establezcan una directiva de archivo que mueva los elementos a un archivo en línea después de un año o menos si los usuarios están alcanzando su cuota de buzón de correo más rápidamente. Esto garantiza que los usuarios no tengan que eliminar el correo antiguo para hacer sitio al nuevo. El correo que es más antiguo que el tiempo especificado se puede mover tanto de la carpeta de la Bandeja de entrada como de la carpeta de Archivo local.