Como firmar un documento word con certificado digital

Como firmar un documento word con certificado digital

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Firma digital de Office 365

La mayoría de las personas y organizaciones utilizan Word para crear documentos. Dada la popularidad global de la plataforma, la firma electrónica se ha convertido en una forma más eficiente de obtener aprobación y verificación en comparación con las firmas de tinta húmeda. Las firmas electrónicas eliminan el requisito de imprimir y enviar copias impresas antes de obtener aprobaciones.

La firma digital es un tipo de firma electrónica que añade una característica de seguridad a través del cifrado. Utiliza la Infraestructura de Clave Pública (PKI) que requiere que las claves se creen y guarden de forma segura. Las firmas digitales también ofrecen características como marcas de tiempo para mantener la integridad de los documentos.

Algunas organizaciones optan por crear sus propias firmas digitales emitiendo certificados personales. Sin embargo, la elección de crear su propia firma digital puede potencialmente causar más daño que bien a su negocio dada la falta de propiedades de seguridad de los certificados personales.

Los certificados digitales emitidos personalmente pueden no servir al propósito de las firmas digitales. El objetivo de una firma digital es proporcionar al usuario y al receptor una capa adicional de seguridad mediante el cifrado, facilitando la verificación de la identidad del remitente. Sin embargo, con las firmas digitales propias, la verificación es un reto.

¿Cómo puedo firmar un documento con un certificado digital?

Para firmar un documento con una firma basada en un certificado, debe obtener un ID digital o crear un ID digital autofirmado en Acrobat o Adobe Reader. El ID digital contiene una clave privada y un certificado con una clave pública y más. La clave privada se utiliza para crear la firma basada en un certificado.

¿Cómo puedo crear un certificado de firma en Word?

Haga clic en Inicio, señale Todos los programas, haga clic en Microsoft Office, haga clic en Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Certificado digital para proyectos VBA. Aparece el cuadro Crear certificado digital. En el cuadro Nombre de su certificado, escriba un nombre descriptivo para el certificado. Haga clic en Aceptar.

Certificado para la firma digital

Paso 1: Abra el documento guardado en su ordenador para ser firmado digitalmente. Seleccione el lugar del documento donde desea añadir la línea de firma. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en “Línea de firma” en el grupo de texto.

Paso 2: Aparecerá un cuadro de “configuración de la firma”. Introduce el nombre del firmante, el cargo, la dirección de correo electrónico y las instrucciones para el firmante. Puede optar por mostrar la fecha de firma en la línea de firma y/o permitir comentarios en el cuadro de diálogo de firma. Haga clic en el botón OK para continuar.

Paso 4: Seleccione su nombre o el nombre de la organización además de la opción “firmar como”. En “Emitido por”, seleccione el certificado de firma digital de eMudhra. Ahora haz clic en el botón firmar para firmar el documento de Word.

Cómo firmar digitalmente un documento de Word

Microsoft Office y Microsoft Internet Explorer están estrechamente integrados, y su firma digital debe importarse a Internet Explorer antes de que pueda utilizarse en los productos de Microsoft Office. Si aún no está instalada en Internet Explorer, siga las instrucciones para instalar su certificado en la parte de Internet Explorer de “Instalar su certificado digital en su navegador”.

Una vez que haya importado correctamente su firma digital en Internet Explorer, podrá utilizarla para finalizar documentos en Microsoft Word y Excel, impidiendo que otras personas realicen cambios no autorizados.    También tiene la posibilidad de colocar bloques de firma en documentos de Word y hojas de cálculo de Excel.    Puedes utilizar un bloque de firma como indicación visible de un documento u hoja de cálculo finalizado, o puedes colocar varios bloques de firma para obtener firmas electrónicas de otras personas.

Cuando se han incorporado todos los cambios a un documento, se puede marcar como finalizado firmándolo con un certificado digital. A partir de entonces, cualquier cambio en el documento invalidará la firma. Finalice un documento de Word siguiendo los siguientes pasos:

Identificación digital microsoft word

En la era de la informática, la mayoría de los documentos son digitales, por lo que no hay ninguna buena razón para seguir utilizando firmas con tinta. De hecho, las empresas que utilizan la firma electrónica reducen sus costes de gestión de documentos en un 85%. Y puesto que más de un millón de empresas de todo el mundo utilizan Microsoft Office, no hay mejor momento que éste para mostrarte cómo firmar electrónicamente un documento de Word. Pero antes de saltar al procedimiento paso a paso, vamos a cubrir algunos aspectos básicos.

2. El contenido del documento y la intención de las partes. Esto significa, por ejemplo, que cualquier cambio en un contrato antes de su firma se considera una nueva propuesta de contrato. En el caso de que haya varios firmantes, el documento no es válido hasta que todas las partes lo firmen.

3. La integridad del documento después de la firma, lo que significa que no puede modificarse después de que todas las partes hayan puesto su firma en él. En la práctica, esto significa que el documento deja de ser válido incluso si se cambia una sola coma.

Hoy en día, no es raro que una empresa negocie con otra al otro lado del mundo. Si todavía confía en las firmas físicas, el proceso de firma de un contrato en ese escenario es poco práctico y consume mucho tiempo.