Como ordenar datos en excel

Como ordenar datos en excel

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Función de ordenación de Excel

El tutorial muestra cómo utilizar la función SORT para ordenar matrices de datos de forma dinámica. Aprenderás una fórmula para ordenar alfabéticamente en Excel, ordenar los números en orden ascendente o descendente, ordenar por múltiples columnas y mucho más.

La funcionalidad de ordenar ha existido durante mucho tiempo. Pero con la introducción de las matrices dinámicas en Excel 365, apareció una forma sorprendentemente sencilla de ordenar con fórmulas. La belleza de este método es que los resultados se actualizan automáticamente cuando los datos de origen cambian.

SORT pertenece al grupo de funciones de matrices dinámicas. El resultado es una matriz dinámica que se extiende automáticamente a las celdas vecinas de forma vertical u horizontal, dependiendo de la forma de la matriz de origen.

Cuando se ordenan los datos en Excel, la mayoría de las veces se cambia el orden de las filas. Pero cuando tus datos están organizados horizontalmente con filas que contienen etiquetas y columnas que contienen registros, puede que necesites ordenar de izquierda a derecha, en lugar de hacerlo de arriba a abajo.

Cuando se trabaja con modelos de datos complejos, a menudo se necesita una ordenación de varios niveles. ¿Puede hacerse con una fórmula? Sí, ¡fácilmente! Lo que hay que hacer es suministrar constantes de matriz para los argumentos sort_index y sort_order.

Ordenar números en Excel

Para este primer conjunto de instrucciones, utilizaremos Microsoft Excel 2017 para Mac. Pero no te preocupes — aunque la ubicación de ciertos botones puede ser diferente, los iconos y las selecciones que tienes que hacer son los mismos en la mayoría de las versiones anteriores de Excel.

Para ordenar un rango de celdas en Excel, primero haz clic y arrastra el cursor por la hoja de cálculo para resaltar todas las celdas que quieras ordenar, incluso las filas y columnas cuyos valores no estés ordenando realmente.

Por ejemplo, si quieres ordenar la columna A, pero hay datos asociados a la columna A en las columnas B y C, es importante resaltar las tres columnas para asegurar que los valores de las columnas B y C se mueven junto con las celdas que estás ordenando en la columna A.

En la captura de pantalla siguiente, vamos a ordenar esta hoja por el apellido de los personajes de Harry Potter. Pero el nombre y la casa de cada persona tienen que ir con cada apellido que se ordena, o cada columna se desajustará cuando terminemos de ordenar.

Una vez resaltados todos los datos que quieres ordenar, selecciona la pestaña “Datos” en la barra de navegación superior (puedes ver este botón en la parte superior derecha de la captura de pantalla del primer paso, arriba). Esta pestaña desplegará un nuevo conjunto de opciones debajo de ella, donde puede seleccionar el botón “Ordenar”. El icono tiene un gráfico de la “A a la Z”, como puedes ver a continuación, pero podrás ordenar de más formas que sólo alfabéticamente.

Excel ordenar columna por valor

La ordenación de datos es una parte integral del análisis de datos. Puede que quieras ordenar una lista de nombres por orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor, u ordenar filas por colores o iconos. La ordenación de datos le ayuda a visualizar y comprender mejor sus datos, a organizar y encontrar los datos que desea y, en definitiva, a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar los datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), por números (del más pequeño al más grande o del más grande al más pequeño) y por fechas y horas (del más antiguo al más reciente y del más reciente al más antiguo) en una o varias columnas. También puedes ordenar por una lista personalizada que crees (como Grande, Mediana y Pequeña) o por formato, incluyendo el color de la celda, el color de la fuente o el conjunto de iconos.

Es posible que desee ordenar por más de una columna o fila cuando tenga datos que desee agrupar por el mismo valor en una columna o fila, y luego ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y una columna Empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y luego ordenar por nombre (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por hasta 64 columnas.

Excel ordena por dos columnas

En Excel, puedes tomar tablas o rangos de datos y ordenarlos en diferentes órdenes. Por ejemplo, puedes ordenar el texto alfabéticamente; los números por tamaño; las fechas y horas cronológicamente; las celdas o fuentes por color o icono; o puedes crear una ordenación personalizada. Normalmente se ordena por columnas, pero también se puede ordenar por filas.

Si quieres ordenar por más de una columna, tienes que utilizar una ordenación personalizada. Por ejemplo, puede ordenar primero por la columna del apellido y luego por el nombre. De este modo, todos los Anderson aparecerán antes que los Baker, y Andy Anderson aparecerá antes que Bill Anderson.